"Bitácora 1. Access & creación de Base de Datos"

Access significa mucho más que una forma de crear bases de datos de escritorio. Es una herramienta fácil de usar que permite crear rápidamente aplicaciones de base de datos basadas en el explorador que le ayudarán a llevar la empresa. Los datos se almacenan automáticamente en una base de datos SQL, por lo que están mejor protegidos. Además, puede compartir fácilmente las aplicaciones con los compañeros de trabajo.

La definición propia de Access es que es una base de datos, pero definir en toda su amplitud el concepto de base de datos es complicado, así que voy a intentar simplificarlo con los siguientes ejemplos:

• El catálogo de libros que tenemos en casa se puede guardar en una base de datos para poder buscar fácilmente un libro.
• Las cientos de recetas de cocina que tenemos en casa podemos guardarlas en una base de datos y con un par de clic de ratón buscar la que necesitemos.

Para muchos de los proyectos descritos Access ofrece una serie de plantillas que con apenas unos clics de ratón tendremos funcionando nuestra base de datos. para proyectos mas complejos proporciona un montón de asistentes que con cuatro preguntas tienes un botón que abre un informe, o añade un registro a tu base de datos o simplemente cierra el programa.

"Base de Datos en Access"

Para abrir access primero daremos clic "en el botón Windows +R" y  en seguida escribiremos (Msaccess) en la ventana de ejecutar par abrir el Programa de Access. Una vez abierto seguiremos los siguientes pasos:

• Access sugiere un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo, pero puede cambiar ese nombre si lo desea. Para guardar la base de datos en una carpeta diferente de la que se muestra debajo del cuadro de nombre de archivo, haga clic en , busque la carpeta en la que desea guardar la base de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar. 
• Haremos clic en crear. 
• Una vez abierto el programa abierto con nuestra ventana para iniciar a crear nuestra base de datos comenzaremos a realizar lo siguiente.

Para poder comenzar a realizar nuestra base de datos debemos de guardar nuestra tabla con un nombre que nosotros deseamos. 

"Es importante que guardemos nuestra tabla con el que nombre que deseamos para poder continuar".

"La llave principal nos sirve para asignar a este comando la función de que este dato no se pueda repetir a la hora de ingresar los datos en nuestra base de Datos":

"Se identificará como el Id y el tipo de datos se le pondrá la opción automática de Auto-numeración" En el apartado de Formato le pondremos según la cifra de cuantos datos queremos agregar en la BD. ejem; le pusimos 0 ceros porque se verá reflejado la capacidad de datos de alrededor de 5000 personas.

"En el apartado Requerido deberemos de poner siempre "Si", y en el apartado de Formato longitud cero debemos poner "No". Esto el "Si" para que siempre sea requerido para llenar ese dato"

"Para agregar en el caso de la edad se tiene que cambiar el tipo de datos ya que como se necesita el tipo de Número para ingresar la edad de cada persona".

En la ventana de Búsqueda se cambiara la opción  "Mostrar control" por "cuadro combinado". Ésto se hará en el caso de usar opciones de selección como es en el sexo"

"En la ventada de "Búsqueda" daremos clic en la opción de modificar control para cambiar la opción a "Cuadro combinado", al igual que cambiaremos la opción de "Origen de Fila" por "Lista de Valores".

"En la opción de "Origen de la fila"; daremos clic en el, se abrirá una ventana en la cual escribiremos as opción que deseamos agregar para que sea mas útil la selección a la hora de llenar la Base de Datos". [Cada opción se debe separar con un enter, una vez finalizado se dará aceptar]. 

"Se cambiará la opción de vista para ver la Base de Datos"

"Es importante que guardemos nuestra tabla antes de cambiar la vista de la Base de Datos". Damos si y seguimos en el siguiente paso.

"Esta tabla nos servirá para llenar los datos de cada registro que hagamos"

"Este es un ejemplo de como llenar un registro; [como se ve la imagen en la opción de Sexo, nos dará la opción de seleccionar según sea lo necesitado].

"Este es un ejemplo de una Base de datos completa".