Tema 5. Tabla Dinámica

Las tablas dinámicas son útiles para analizar los datos almacenados en Excel.

Paso 1. Este es un ejemplo de una base de Datos [Pero según la necesidad y la situación podemos crear una propia].

Paso 2.

Paso 3. Una vez seleccionado la tabla, daremos clic derecho sobre ella en la opción "Informe de tablas y gráficos dinámicos".

Paso 4.

Paso 5. Debemos seleccionar en la primera parte, la opción de "Lista o base de datos de Microsoft Office Excel" y en la parte de abajo "Tabla dinámica"

Paso 6. Se abrirá una nueva ventana para poder agregar los datos que deseamos trabajar. [Debemos seleccionar todos los datos de la tabla incluyendo los nombres de cada columna].

De manera más fácil y rápida podemos realizar lo siguiente:

CLTR+T =TABLA DINAMICA

CLTR+SHIFT+L =AGREGAR FILTROS (SIN CAMBIAR COLORES NI NADA)

Tema 4. Creación de un Formulario en Drive

Formularios de Google te permite planificar eventos, enviar una encuesta, hacer preguntas a tus estudiantes o recopilar otros tipos de información de forma fácil y eficiente.

Formularios de Google puede conectarse a hojas de cálculo de Hojas de cálculo de Google. Si hay una hoja de cálculo vinculada al formulario, las respuestas se enviarán automáticamente a la hoja de cálculo. De no ser así, los usuarios pueden verlas en la página "Resumen de respuestas", accesible desde el menú "Respuestas".

Puedes crear un formulario desde Drive o a partir de una hoja de cálculo existente.

Pasos a seguir:

1. Ve a la página principal en Drive.
2. En la nueva versión de Drive, haz clic en Nuevo en la esquina superior izquierda, coloca el cursor sobre Más y elige Formularios de Google. En la versión clásica de Drive, haz clic en el botón Crear en la esquina superior izquierda y luego en Formulario.
3. En la plantilla de formulario que se abre, puedes añadir todas las preguntas que quieras. También puedes organizar el formulario añadiendo encabezados y dividiéndolo en varias páginas. Obtén más información sobre cómo editar formularios.
4. Si quieres que los encuestados vean una barra de progreso que les indique qué proporción del formulario han completado, marca la casilla "Mostrar barra de progreso en la parte inferior de las páginas del formulario".

"La pregunta que deseemos agregar dependerá de la opción que se podrá utilizar; ejemplo; si se desea contestar con un si o no deberemos escoger la opción de test.

Se podrá también agregar un banner para el diseño de nuestro formulario, para realizar esta opción haremos lo siguiente.

• En la opción de "añadir elemento" daremos clic & seleccionaremos la opción de imagen. [Aquí utilizaremos la creación del banner si lo deseamos hacer a nuestro gusto o incluso solo una imagen que tenga las características específicas]. Damos clic en agregar & automáticamente se pondrá en nuestras páginas del formulario.

"ejemplo"

¿Qué tipos de campos pueden añadirse?

A la hora de crear un formulario, podemos añadir hasta nueve tipos de campos distintos, en función de la información que queramos recoger:

• Texto: Casilla de texto pequeña, ideal para recoger números de teléfono, nombres, apellidos, direcciones... cualquier respuesta corta.
• Texto de párrafo: Cuadro de texto con varias líneas, adecuado para campos donde hay que redactar: observaciones, comentarios...
• Tipo test: Campos de respuesta única con varias opciones excluyentes entre sí, visibles en forma de lista. Se puede añadir una opción "abierta" que incluye un campo de texto corto para que la persona que está rellenando el formulario especifique su respuesta. Se pueden usar para preguntas del tipo "¿Es la primera vez que viene? (Si/No), ¿Qué color elige? (Verde/Rojo/Azul)"
• Casillas de verificación: Campo con varias respuestas posibles, que se muestran en forma de lista con casillas que pueden marcarse. Adecuado para preguntas como "Qué tipo de música prefiere (Jazz/Rock/Clasica/Metal/...), Qué idiomas habla (inglés/español/francés/aleman)". Como en el caso anterior puede añadirse una opción "abierta".
• Elegir de una lista: Campo de respuesta única en el que las opciones se muestran en forma de lista desplegable. Es adecuado utilizar este en lugar de uno tipo test cuando la lista de respuestas es larga y no queremos que ocupe mucho espacio del formulario.
• Escala: Campo para responder con un valor numérico entre dos valores dados entre 0 y 10. Se puede asignar una etiqueta al valor más bajo y al más alto, pero no a los del medio. Ideal para preguntas del tipo "Valore de 1 al 5 la atención recibida".
• Cuadrícula: Funciona como varios campos de escala "apilados", en los que se valoran distintos aspectos. Es apropiado para evaluar varios aspectos a la vez ("Evalúe de 0 a 10 cada uno de estos aspectos: amabilidad del personal, limpieza, comodidad...") o para dar valores numéricos a varios campos a la vez ("Seleccione cantidad de cada producto, entre 0 y 5")
• Fecha: Solicita una fecha y muestra un calendario para seleccionarla. Puede indicarse año o no, y también puede incluirse hora.
• Hora: Solicita una hora en formato hh:mm am/pm.

Ejemplo de un formulario ya finalizado

Tema 3. Creación de un banner

Los banners son imágenes que utilizamos en nuestra tienda online virtual, página web o blog para resaltar productos, servicios o la información que deseemos.

Una página que le sugiero de manera mas fácil & practica para realizar un banner es la siguiente..

Creación de un Banner

"Ésta es la página alternativa para realizar un banner de manera más sencilla & rápida"

Paso 1. Debemos elegir el tamaño del banner que deseamos realizar.

"Paso 2. Ésta página nos da unos diseños de manera fácil para comenzarlo a editarlo"

Una vez que hayamos elegido un diseño podemos empezar.

"Paso 3. Para cambiar el texto de nuestro banner vamos a seleccionar el recuadro del texto para cambiar, automáticamente se abrirá una ventana con las características de éstas. [Cambiamos de texto si así lo deseamos, de igual forma el tipo de letra, etc].

Pasos a seguir:

"También podemos cambiar el color de nuestro texto  y la posición"

"Para guardarlo, daremos clic en el botón Save y aply para poder guardar los cambios realizados"

"Se abrirá del lado izquierdo de nuestro panel una nueva ventana donde nos da la opción de donde y como queremos guardar nuestro banner" damos clic en el botón Save"

"Nos pedirá a mas detalle en donde queremos guardarlo, [aquí depende del usuario donde se le hace más fácil el guardarlo & poder encontrarlo después]. Una vez terminada la selección damos en Aceptar.

"Al finalizar nos marcará de manera exitosa los cambios de nuestro banner"

Tema 2. Correspondencia de Word a Excel

Al combinar correspondencia, Word extrae los nombres, las direcciones y otros datos de la hoja de cálculo de Excel directamente en los mensajes de correo electrónico, etiquetas, sobres o documentos que esté creando. La combinación es más rápida si toda la información que desea incluir está preparada, de modo que primero hay que asegurarse de lo siguiente:

• Las columnas de la hoja de cálculo coinciden con los campos que desea usar en la combinación.

En Microsoft Excel, configure los datos que se utilizarán para combinar correspondencia.

• Asegúrese de que los datos están en formato de lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.): cada columna tiene un rótulo en la primera fila y contiene hechos similares, y no hay columnas o filas en blanco en la lista. Los rótulos de columna se utilizarán para especificar dónde se incluirán los datos al combinar correspondencia.
• Asegúrese de que los rótulos de columna identifican claramente el tipo de datos de la columna; de este modo se facilita la selección de los datos correctos al combinar correspondencia. Por ejemplo, es mejor utilizar rótulos como Nombre, Apellido, Dirección y Ciudad que Columna 1, Columna 2, Columna 3 y Columna 4.
• Asegúrese de que tiene una columna para cada elemento que desee incluir en la combinación de correspondencia. Por ejemplo, si crea cartas modelo y desea utilizar el nombre de cada destinatario en el cuerpo de la carta, asegúrese de que tiene una columna que contiene los nombres, en lugar de una sola columna con nombre y apellidos. Si desea dirigirse a cada destinatario por el tratamiento y el apellido, por ejemplo, Sr. González, puede utilizar una única columna que contenga el tratamiento y los apellidos o utilizar una columna para el tratamiento y otra para el apellido.
• Para facilitar la búsqueda de la lista al seleccionarla para combinar correspondencia, debe darle un nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas! C20:C30.):
• Pasos a seguir:

1. Seleccione toda la lista
2. En el menú Insertar, elija Nombre y, a continuación, haga clic en Definir.
3. Escriba un nombre para la lista
4. Elija Agregar y haga clic en Cerrar.
5. Guarde y cierre el libro que contiene los datos.
6. Pase a Microsoft Word.
7. En el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y, a continuación, haga clic enAsistente para combinar correspondencia.
8. En los dos primeros pasos del Asistente para combinar correspondencia, seleccione el tipo de documento e inicie el documento. Si va a crear etiquetas postales, haga clic en Etiquetas en el paso 1 y, a continuación, elija Opciones de etiqueta en el paso 2 para seleccionar el tamaño y el tipo de las etiquetas que va a imprimir.     Para obtener más información sobre estos pasos, consulte la Ayuda de Word.

1. En el tercer paso, en Seleccione los destinatarios, haga clic en Usar una lista existente y, a continuación, haga clic en Examinar.
2. En la lista Buscar en, haga clic en la carpeta en la que ha guardado el libro con los datos, haga clic en el libro y, a continuación, elija Abrir.
3. En el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, busque y haga clic en la lista. Asegúrese de que está activada la casilla de verificación La primera fila de datos contiene encabezados de columna y, a continuación, haga clic en Aceptar.
4. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, haga clic en los rótulos de columna de los datos correspondientes a los identificadores de Word situados a la izquierda. Este paso facilita la inserción de los datos en los documentos modelo. Para obtener más información sobre la correspondencia de campos, consulte la Ayuda de Word.
5. Si sólo desea incluir los destinatarios seleccionados para combinar correspondencia, haga clic en Editar lista de destinatarios y seleccione los que desee.

Tema 1. Filtros en Excel

Filtros

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:

• Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples
• Filtro avanzado, para criterios más complejos

A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar.

Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.

• Autofiltro
• Filtro avanzado

Paso 1. Seleccionar los datos que deseamos filtrar.

Paso 2. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Inicio, haga clic en Filtro.

Paso 3. Haga clic en la flecha en el encabezado de columna para mostrar una lista de la cual puede seleccionar filtros. *Nota: Según el tipo de datos que hay en la columna, Microsoft Excel muestra en la lista Filtros de número o Filtros de texto.

Seleccione valores o realice búsquedas para filtrar. 

Seleccionar valores en una lista y realizar búsquedas son los métodos más rápidos para filtrar. Cuando hace clic en la flecha de una columna que tiene un filtro habilitado, todos los valores en esa columna aparecen en una lista.

Paso 1. Use el Cuadro de búsqueda para escribir el texto o los números que desea usar para realizar la búsqueda.

Paso 2. Active y desactive las casillas de verificación para mostrar los valores que se encuentran en la columna de datos.

Paso 3. Use criterios avanzados para buscar valores que reúnen condiciones específicas.

• Para seleccionar según valores, desactive la casilla de verificación (Seleccionar todo) en la lista. Mediante esta acción se desactivan todas las casillas de verificación. Luego seleccione únicamente los valores que desea ver y haga clic en Aceptar para ver los resultados.
• Para buscar texto en las columnas, escriba el texto o los números en el Cuadro de búsqueda. Otra alternativa es usar caracteres comodín, como el asterisco (*) o el signo de interrogación (?). Presione ENTRAR para ver los resultados.

Filtre los datos mediante la especificación de condiciones.

Al especificar condiciones, se pueden crear filtros personalizados que limiten los datos exactamente del modo en que desea. Para ello, se crea un filtro. Si alguna vez ha consultado datos en una base de datos, esto le resultará familiar.

1. Seleccione Filtros de número o Filtros de texto en la lista. Aparece un menú que le permite filtrar según diferentes condiciones.
2. Elija una condición y luego seleccione o especifique los criterios. Haga clic en el botón Y para combinar criterios (es decir, dos o más criterios que se deben cumplir), o en el botón O para requerir que se cumpla solo una de varias condiciones.
3. Haga clic en Aceptar para aplicar el filtro y obtener los resultados que espera.

"Así de manera sencilla podemos agregar los filtros en nuestra Base de Datos por textos o números específicos" 

"De esta manera podemos filtrar los elementos de nuestra Base de Datos por color"