Tema 2. Correspondencia de Word a Excel

Al combinar correspondencia, Word extrae los nombres, las direcciones y otros datos de la hoja de cálculo de Excel directamente en los mensajes de correo electrónico, etiquetas, sobres o documentos que esté creando. La combinación es más rápida si toda la información que desea incluir está preparada, de modo que primero hay que asegurarse de lo siguiente:

• Las columnas de la hoja de cálculo coinciden con los campos que desea usar en la combinación.

En Microsoft Excel, configure los datos que se utilizarán para combinar correspondencia.

• Asegúrese de que los datos están en formato de lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.): cada columna tiene un rótulo en la primera fila y contiene hechos similares, y no hay columnas o filas en blanco en la lista. Los rótulos de columna se utilizarán para especificar dónde se incluirán los datos al combinar correspondencia.
• Asegúrese de que los rótulos de columna identifican claramente el tipo de datos de la columna; de este modo se facilita la selección de los datos correctos al combinar correspondencia. Por ejemplo, es mejor utilizar rótulos como Nombre, Apellido, Dirección y Ciudad que Columna 1, Columna 2, Columna 3 y Columna 4.
• Asegúrese de que tiene una columna para cada elemento que desee incluir en la combinación de correspondencia. Por ejemplo, si crea cartas modelo y desea utilizar el nombre de cada destinatario en el cuerpo de la carta, asegúrese de que tiene una columna que contiene los nombres, en lugar de una sola columna con nombre y apellidos. Si desea dirigirse a cada destinatario por el tratamiento y el apellido, por ejemplo, Sr. González, puede utilizar una única columna que contenga el tratamiento y los apellidos o utilizar una columna para el tratamiento y otra para el apellido.
• Para facilitar la búsqueda de la lista al seleccionarla para combinar correspondencia, debe darle un nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas! C20:C30.):
• Pasos a seguir:

1. Seleccione toda la lista
2. En el menú Insertar, elija Nombre y, a continuación, haga clic en Definir.
3. Escriba un nombre para la lista
4. Elija Agregar y haga clic en Cerrar.
5. Guarde y cierre el libro que contiene los datos.
6. Pase a Microsoft Word.
7. En el menú Herramientas, elija Cartas y correspondencia y, a continuación, haga clic enAsistente para combinar correspondencia.
8. En los dos primeros pasos del Asistente para combinar correspondencia, seleccione el tipo de documento e inicie el documento. Si va a crear etiquetas postales, haga clic en Etiquetas en el paso 1 y, a continuación, elija Opciones de etiqueta en el paso 2 para seleccionar el tamaño y el tipo de las etiquetas que va a imprimir.     Para obtener más información sobre estos pasos, consulte la Ayuda de Word.

1. En el tercer paso, en Seleccione los destinatarios, haga clic en Usar una lista existente y, a continuación, haga clic en Examinar.
2. En la lista Buscar en, haga clic en la carpeta en la que ha guardado el libro con los datos, haga clic en el libro y, a continuación, elija Abrir.
3. En el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, busque y haga clic en la lista. Asegúrese de que está activada la casilla de verificación La primera fila de datos contiene encabezados de columna y, a continuación, haga clic en Aceptar.
4. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, haga clic en los rótulos de columna de los datos correspondientes a los identificadores de Word situados a la izquierda. Este paso facilita la inserción de los datos en los documentos modelo. Para obtener más información sobre la correspondencia de campos, consulte la Ayuda de Word.
5. Si sólo desea incluir los destinatarios seleccionados para combinar correspondencia, haga clic en Editar lista de destinatarios y seleccione los que desee.